Specjalista ds floty samochodowej – czym się zajmuje i jakie są jego obowiązki w firmie?

Szef floty samochodowej, kierownik ds. zarządzania paliwem czy fleet manager – to tylko niektóre z możliwych tytułów odnoszących się do osoby zarządzającej flotą. W każdej firmie wykorzystującej większą ilość pojazdów do zadań służbowych takie stanowisko powinno zostać obsadzone. Osoba je zajmująca, musi być zorganizowana, punktualna i mieć analityczny umysł. Liczą się też wysokie zdolności komunikacyjne i umiejętności podtrzymywania dobrych relacji. Poznaj zadania, jakie ma specjalista ds. floty!

1. Zakup nowych pojazdów do firmy i rezygnacja z innych

Jednym z najważniejszych zadań, jakie ma specjalista ds. floty jest analizowanie rynku pojazdów. Osoba ta jest upoważniona przez właściciela lub zarząd do zakupu nowych aut, lub samochodów ciężarowych oraz podejmowania decyzji o wycofywaniu wyeksploatowanych modeli z floty. Osobom niewtajemniczonym może się to wydawać wymarzoną pracą związaną z odwiedzaniem kolejnych salonów samochodowych i organizowaniu przejażdżek coraz to nowszymi modelami. To jednak fikcja.

Specjalista ds. floty samochodowej tak naprawdę liczy, analizuje i stale szuka. Dla niego nowy pojazd w firmie to przede wszystkim liczby – kwota potrzebna do zakupu, koszty leasingu czy wynajmu długoterminowego, zużycie paliwa, serwisu oraz przewidywany czas eksploatacji. Oczywiście musi on być też reprezentacyjny, by dobrze świadczyć o wizerunku marki, jednak sama estetyka to tylko jeden z czynników. Specjalista ds. floty ma za zadanie nabyć pojazd tani w zakupie i utrzymaniu przy jednocześnie jak najwyższej jakości.

Podobnie jest w kontekście starszych pojazdów, które nadal mają swoje miejsce w firmie. To on podejmuje decyzje o wycofaniu auta z floty i jego sprzedaży. Musi dobrze przewidzieć moment, by nie narazić przedsiębiorstwa na zbędne koszty.

2. Opieka techniczna nad flotą pojazdów

Oczywiście kierownik floty samochodowej nie wykonuje samodzielnie napraw i bieżącego serwisu pojazdów. Kontroluje jednak wszystkie zagadnienia związane z:

• badaniami technicznymi;
• ubezpieczeniami;
• aktualnym stanem technicznym;
• potrzebnymi naprawami;
• zamawianiem części zamiennych;
• kontaktem z serwisem w firmie lub podmiotami zewnętrznymi.

Bystre oko zauważy, że szef floty samochodowej jest w stałym kontakcie z kierowcami i warsztatem, o ile przedsiębiorstwo posiada taki w swoich szeregach. Musi doskonale orientować się w cenach poszczególnych części, umieć negocjować ich wysokość i utrzymywać świetne relacje z hurtowniami. Każde oszczędności przy zachowanej wysokiej jakości usług ma ogromne znaczenie dla ponoszonych kosztów przez firmę.

3. Zarządzanie kosztami paliwa i strategią jego oszczędzania

Można powiedzieć, że głównym zadaniem kierownika floty jest maksymalne oszczędzanie. Widać to również w kontekście zarządzania kosztami paliwa. Dzisiaj to nie tylko znalezienie oferty na kartę paliwową w jak najkorzystniejszej cenie. Szef floty samochodowej korzysta z zaawansowanych narzędzi telematycznych, systemów GPS, raportowania dashboard i prowadzi szkolenia dla kierowców. Wszystkie te działania przynoszą firmie wymierne korzyści.

Negocjowanie warunków karty paliwowej ma wpływ nie tylko na ostateczną cenę. Dział księgowy zamiast przyjęcia kilkudziesięciu faktur księguje tylko jedną zbiorczą za dany miesiąc. To ogromne ułatwienie pracy i oszczędność czasu. Jeśli mowa o zyskach dla przedsiębiorstwa koordynator floty samochodowej wykorzystuje nowoczesne technologie telematyczne i sztuczną inteligencję do analizowania zużycia paliwa, planowania tras i poznawania nawyków każdego kierowcy. To na tych polach istnieje spora szansa zmniejszenia kosztów paliwowych.

Jakie wymagania musi spełniać specjalista ds. floty?

W większości przypadków koordynator floty musi być osobą z wyższym wykształceniem technicznym lub średnim kierunkowym. Każdego dnia jest w stałym kontakcie ze zwierzchnictwem, kierowcami oraz dostawcami zewnętrznymi. Musi umieć wprowadzać dane, analizować je i podawać propozycje strategii optymalizujących procesy w firmie. Codziennie pracuje z komputerem, zaawansowanymi systemami zarządzającymi oraz telefonem. To wszystko powoduje, że oprócz rzetelnego wykształcenia i znajomości branży samochodowej musi też mieć umiejętności miękkie – od samoorganizacji, przez doskonała komunikatywność, po analizę danych.

Komu zlecić zarządzanie flotą samochodową?

Jako właściciel firmy wykorzystującej  flotę pojazdów masz dwie możliwości. Jedną z nich jest zatrudnienie odpowiedniej ilości osób w tym  na stanowisko szefa ds. floty oraz w przypadku dużej liczby pojazdów podległych mu koordynatorów. Taka opcja pomoże Ci dokładnie spersonalizować zadania przydzielone takim pracownikom.

Druga z możliwych propozycji to oddelegowanie zadań związanych z koordynowaniem floty. Co to w praktyce oznacza? Zyskujesz wsparcie specjalistów w dziedzinie zarządzania kierowcami, pojazdami i strategiami optymalizacyjnymi. Jako eksperci w tej dziedzinie, rozumiemy doskonale potrzeby każdej firmy z flotą pojazdów. Z nami zyskujesz nie tylko pewność i terminowość, ale też rozbudowany system usuwania szkód pozwalający na znaczne oszczędności.

Skorzystaj z naszej pomocy i skontaktuj się z nami. Zoptymalizujemy Twoje koszty i usprawnimy działanie firmy!