Fleet management – zarządzanie flotą samochodową i obsługa pojazdów firmowych

Zarządzanie flotą pojazdu zaczyna przerastać Twoje możliwości? Trudno się temu dziwić, jeśli Twoja firma stale się rozwija. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem jest fleet management. To nic innego jak zarządzanie pojazdami przez zewnętrzny podmiot przy wsparciu menedżera floty. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz na czasie i zaoszczędzisz środki. A to dopiero początek korzyści! Poznaj je wszystkie!

Czym jest flota samochodowa?

Aby dobrze zrozumieć fleet management, należy dokładnie zdefiniować, czym jest flota samochodowa. To nic innego jak grupa pojazdów skupiona wokół jednej firmy lub przedsiębiorstwa, która jest wykorzystywana do celów związanych z prowadzeniem działalności. Taka flota pojazdów może składać się z aut:

• osobowych służbowych;
• dostawczych;
• ciężarowych;
• stosowanych do celów prywatnych będących w posiadaniu firmy.

Auta firmowe spełniają mnóstwo zadań każdego dnia, co przyczynia się do generowania zysków, ale też kosztów. Te zawsze muszą być pod kontrolą, by flota samochodowa nie przynosiła strat. Dlatego tu pojawia się kluczowy termin – zarządzanie flotą.

Co to jest fleet management?

Przechodzimy do sedna sprawy, czyli pojęcia fleet management. Co to właściwie jest? Mówiąc precyzyjnie, jest to zarządzanie flotą samochodową dla zapewnienia optymalizacji wydatków, czasu i zadań związanych z wykorzystywaniem pojazdów firmowych. Można go określić jako outsourcing floty, czyli oddelegowanie zadań związanych z pojazdami do zewnętrznego partnera. Nieodłącznym elementem obsługi floty samochodowej jest troska o regularny i prawidłowy serwis, niwelowanie strat wynikających z nadużyć, czy zmniejszenie strat wynikających z przestojów.

Należy zauważyć, że obsługa floty samochodowej nie może być realizowana bez nowoczesnych technologii. To właśnie dzięki niej możliwe jest rejestrowanie procesów związanych z pojazdami firmowymi.

Manager floty, jako kluczowa osoba fleet managementu

Zarządzanie flotą transportową wymaga zaangażowania osoby odpowiedzialnej za koordynowanie zadań i opiekę nad pojazdami. W tej roli występuje manager floty, zwany też specjalistą ds. zarządzania pojazdami w firmie. Jego zadaniem jest przejęcie wszystkich niezbędnych czynności związanych z fleet managementem. Co to oznacza w praktyce? Menadżer floty zajmuje się:

• wyborem i zakupem pojazdów do firmy;
• procesem serwisowania i naprawy uszkodzonych aut;
• zarządzaniem wykorzystania poszczególnych pojazdów i generowanymi kosztami;
• planowaniem poszczególnych tras;
• optymalizacją pracy kierowców;
• relacjami z serwisami samochodowymi, ubezpieczycielami oraz dostawcami części;
• szkoleniem kierowców;
• przygotowywaniem raportów i sprawozdań dotyczących floty.

To zrozumiałe, że flota pojazdów nie może być pozostawiona bez nadzoru. Dlatego fleet management opiera się w dużej mierze działaniu managera floty, który realizuje działania koordynujące. Ma też uprawnienia do wykonywania zadań związanych z optymalizacją kosztów i inwestycjami.

Podstawowe cele zarządzania flotą

Przedsiębiorcy, którzy nie korzystają jeszcze z obsługi floty, realizują wszystkie te zadania samodzielnie. To niezwykle ważne, by jak najszybciej zdjąć z siebie ten ciężar i rozpocząć fleet management we współpracy ze specjalistami. Takie działanie spełni kilka niezwykle ważnych celów, które w kontekście każdej firmy z taborem pojazdów mają ogromne znaczenie.

Określenie polityki flotowej

To absolutnie podstawowy krok, który zostaje często wykonywany na długo przed wprowadzeniem administratora floty samochodowej. Czym jest polityka flotowa? W skrócie jest to dokument opisujący wszystkie zagadnienia związane z zarządzaniem pojazdami w firmie. Jego sporządzenie ma wpływ na:

• inwestycje;
• naprawy;
• serwis;
• podróże służbowe i prywatne;
• koszty;
• odpowiedzialność;
• oraz minimalizację ryzyka.

Każdy punkt związany z zarządzaniem flotą samochodową musi zostać w takim dokumencie przedstawiony w sposób wyczerpujący i przejrzysty. Transparentność w dziedzinie zakreślania granic i formułowania reguł przyczynia się do sprawnej obsługi flot samochodowych.

Optymalne zarządzanie flotą samochodów

To kolejny z elementów wpisujący się we fleet management. Każda flota pojazdów musi być zarządzana w sposób zoptymalizowany dla wyeliminowania strat i zmaksymalizowania zysków. Na czym polega cały ten proces? Rozpoczyna się w momencie wyboru odpowiednich pojazdów do floty. Po jej skompletowaniu manager floty realizuje następujące działania:

• śledzenie pojazdów przy pomocy systemów GPS;
• troska o sprawność techniczną przez regularny serwis i eliminowanie usterek;
• efektywne planowanie tras pod kątem optymalizacji paliwem i czasem pracy kierowców;
• maksymalne zmniejszenie kosztów związanych z eksploatacją bez zmniejszania jakości floty aut;
• wdrożenie szkoleń, procedur i systemów zwiększających bezpieczeństwo kierowców i przewożonego ładunku;
• stałe analizowanie zmian i realizacja celów stawianych przez zarząd.

Automatyzacja procesów w zarządzaniu flotą pojazdów

Oczywiście fleet management to rozwiązanie nowoczesne skoncentrowane na automatyzacji i zastosowaniu innowacyjnych rozwiązań. Widać to we wprowadzeniu systemów kontrolujących czas pracy kierowcy, lokalizację, stan paliwa czy miejsce oraz czas tankowania. Wprowadzenie systemu telematycznego (połączenie GPS z systemami elektronicznymi samochodu), pozwalają na zwiększenie kontroli np. nad nieautoryzowanym tankowaniem. Poza tym menadżer floty nie musi samodzielnie i ręcznie sprawdzać kluczowych terminów dotyczących serwisu, przeglądów czy ubezpieczeń. Wprowadzenie procesów automatyzacji pozwala na odciążenie go od tego typu zadań i jedynie koordynowanie wykonywania ww. czynności.

Zwiększenie bezpieczeństwa kierowców

Obsługa flotowa nie jest skoncentrowana na kontrolowanie kierowców celem wytykania ich błędów lub blokowania działań. Fleet management ma na celu optymalizację również ich pracy przez zminimalizowanie przestojów czy zwiększenie efektywności czasu spędzanego podczas zadań służbowych.

Jednym z najważniejszych elementów, które wprowadza zarządzanie flotą, jest rozpoczęcie szkoleń poprawiających bezpieczeństwo. Kierowcy mogą korzystać z praktycznych wskazówek, które minimalizują ryzyko zdarzeń drogowych. Dodatkowo są przygotowani do ostrożniejszego wykorzystywania floty aut, co wpływa na polepszenie ich stanu i wydłużenie czasu eksploatacji.

Zarządzanie pojazdami to również monitorowanie podczas jazdy. System rejestrujący może zostać połączony z centralą zarządzaną przez managera floty, by ten natychmiast mógł zareagować w razie wypadku lub innej sytuacji drogowej. Dzięki takiemu działaniu łatwiej można skontaktować się z ubezpieczycielem, obronić się materiałem wideo wobec fałszywych oskarżeń czy ulepszać nawyki kierowców.

Podniesienie efektywności przy obniżeniu kosztów

Co jeszcze składa się na podstawowe cele zarządzania flotą pojazdów? To wzrost efektywności ich wykorzystywania przy obniżeniu kosztów. Jak realizuje się taki cel? Floty samochodowe są monitorowane np. pod kątem efektywności wykorzystywania przez pracowników. Nie każdy z nich musi mieć do dyspozycji auto służbowe, które niewykorzystywane do celów firmowych, generuje dodatkowe koszty. Dlatego fleet management pozwala zdecydować, którzy pracownicy muszą korzystać z floty pojazdów, a którym jest to zbędne.

Optymalizacja kosztów ma też związek z planowaniem tras. Administracja floty w osobie managera może ustalić, który kierowca jest w stanie najszybciej dotrzeć do Klienta i zrealizować usługę. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy pracownicy są w trasie i konieczne jest np. dokonanie dodatkowego zlecenia. Fleet management pomaga też zaplanować trasę pod kątem optymalnego zużycia paliwa, przy minimalnym nakładzie czasowym.

Korzyści z zarządzania flotą samochodową

Biorąc pod uwagę powyższe informacje zalety obsługi floty samochodowej wydają się być oczywiste. Wśród nich można wymienić, chociażby:

• zniwelowanie strat czasowych;
• obniżenie kosztów;
• optymalne zarządzanie budżetem;
• kontrolowanie nadużyć;
• podniesienie poziomu bezpieczeństwa;
• oddelegowanie czasochłonnych zadań związanych z flotą aut;
• wsparcie dla kierowców pracujących w firmie.

Warto wziąć pod uwagę jeszcze jeden czynnik finansowy, o którym nie wspomnieliśmy wcześniej. Dostęp do nowych lub używanych, ale sprawdzonych aut dla flot jest trudniejszy niż dawniej. Ma to związek z rosnącymi kosztami produkcji, rozciągnięciem łańcucha dostaw w branży automotive oraz inflacją. Podniesienie cen odbija się na zyskach przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do jeszcze efektowniejszego zarządzania flotą pojazdów.

Postaw na świetnego partnera od fleet managementu!

Dlatego w takiej sytuacji warto wybrać renomowanego partnera, który zapewni fleet management na najwyższym poziomie. Od teraz wszelkie kwestie związane z zarządzaniem autami firmowymi nie będą już zajmowały Ci czasu. Jesteśmy specjalistami w dziedzinie obsługi flot, co potwierdza liczba partnerów biznesowych i liczba pojazdów, którymi się zajmujemy. Dołącz do nas, by oszczędzać i zwiększyć konkurencyjność na rynku. Wybierz jeden ze sposobów kontaktu i pozwól, że przedstawimy Ci szczegóły współpracy dopasowanej do Twoich potrzeb. Zapraszamy teraz!