Optymalizacja tras i zarządzanie czasem kierowców w firmowej flocie – klucz do efektywności

Błędy w ewidencji czasu pracy kierowcy i nieprawidłowo planowane trasy mogą się przyczynić do kar finansowych i wydłużenia czasu dostaw. Nie dziwi więc, że firmy transportowe jeszcze mocniej skupiają się na optymalizacji – również z wykorzystaniem technologicznych nowości. Dzisiaj przyjrzymy się sposobom zarządzania flotą pojazdów i czasem pracy kierowców zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak skutecznie optymalizować trasy transportowe i zarządzać czasem pracy kierowcy?

Zacznijmy od sprecyzowania obu zagadnień. Optymalizacja tras jest procesem planowania przejazdów z uwzględnieniem rzeczywistych warunków drogowych, przepisów lokalnych, wymagań klientów i parametrów pojazdów. Nie chodzi jedynie o znalezienie najkrótszego odcinka, ale wykonanie przejazdu przy minimalnych kosztach z jednoczesnym jak najszybszym dotarciem do celu.

Optymalizacja tras przejazdu ma również bezpośredni związek z czasem wykonywanej pracy. Ta z kolei musi zostać zaplanowana tak, by zapewniać zgodność z obecnie obowiązującymi przepisami. Każdy plan przejazdu musi uwzględniać Rozporządzenie WE nr 561/2006, w którym zaznaczono, że:

• czas jazdy kierowcy nie może przekraczać 9 godzin dziennie, a maksymalnie 10 godzin dziennie dwa razy w tygodniu;
• po 4,5 godziny jazdy wymagana jest przerwa trwająca minimum 45 minut;
• tygodniowy czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 60 godzin, a średnia w okresie rozliczeniowym nie może być większa niż 48 godzin tygodniowo.

Optymalizacja tras przejazdu a najczęściej popełniane błędy

Niestety w wielu firmach transportowych nadal powiela się sporo błędów wynikających z przestarzałych metod planowania. Najczęściej można zauważyć brak synchronizacji między harmonogramem dostaw a realnymi możliwościami kierowców, powielone trasy między różnymi zleceniami czy tworzenie przejazdów bez uwzględnienia rzeczywistych warunków drogowych. Jakie są tego skutki? Czas pracy kierowcy się zwiększa przez przestoje, klient narzeka na opóźnienia a firma traci na kosztach paliwa.

Dlatego coraz więcej firm wprowadza program do optymalizacji trasy, który ma podnieść skuteczność planowania przejazdów. W jaki sposób działa takie narzędzie? Przede wszystkim bazuje na ogromnej ilości danych, które przetwarza w czasie rzeczywistym, by zapewniać optymalizację tras transportowych. Ma do dyspozycji GPS oraz tachografy i przy pomocy zebranych informacji jest w stanie ocenić, jak przebiegały dotychczasowe przejazdy i gdzie wystąpiły punkty strat czasu. Oprócz tego ułatwia segmentację zleceń przez ich grupowanie wg lokalizacji geograficznej i okien czasowych dostępności u klienta. Zanim schemat zostanie wdrożony na stałe przez pewien czas zaleca się testowanie różnych wariantów tras i porównywanie ich konfiguracji pod względem długości, czasu trwania, przewidywanych kosztów i zgodności z czasem pracy kierowców.

Co jeszcze wprowadza nowoczesne planowanie i optymalizacja tras? Uwzględnia również dane zewnętrzne, takie jak:

• historyczne i prognozowane natężenie ruchu;
• informacje pogodowe;
• ograniczenia infrastrukturalne;
• rzeczywisty czas załadunku i rozładunku.

Jak optymalizacja tras wpływa na prawidłowy czas pracy kierowcy?

Pomaga skrócić przewidywany czas dostawy i jednocześnie zadbać, by godziny pracy kierowcy mieściły się w dozwolonym limicie dziennym i tygodniowym. Nie chodzi jedynie o uniknięcie administracyjnych kar za pozbawienie możliwości odpoczynku czy przekroczenie granicy czasu pracy kierowcy. Osoby zarządzające flotą mogą też zaplanować kolejność dostaw i realny przebieg trasy przy jednoczesnym spełnieniu targetów. Uwzględnienie punktów krytycznych np. korków w centrum, wymogów dostaw w konkretnych godzinach lub czasu rozładunku pomaga uniknąć sytuacji pozbawienia kierowcy możliwości pauzy.

Warto mieć na uwadze również kwestię bezpieczeństwa. Nie bez przyczyny dzienny i tygodniowy czas pracy kierowcy został ustalony na wcześniej opisywanym poziomie. Wypoczęci kierowcy dostarczają ładunek sprawniej, pewniej i nie popełniają błędów na trasie wynikających ze zmęczenia. W konsekwencji łatwiej dostarczyć ładunek w idealnym stanie na miejsce.

Jak dostosować czas pracy kierowcy do sezonowych zleceń?

Ustalenie ram czasu pracy kierowcy nie jest trudne dla stałych zleceń. Co jednak wtedy, gdy trzeba zrealizować przewozy sezonowe? Potrzebne jest rozplanowanie czasu jazdy kierowcy i jego pracy tak, by zwiększenie intensywności nie wpłynęło na naruszenie wymagań prawnych. Co może zrobić dyspozytor?

Pierwszym krokiem jest bilansowanie załóg i dywersyfikacja zleceń. Na dłuższych trasach można stworzyć podwójne obsady. W ten sposób przerwy w jeździe zostaną zoptymalizowane i skrócone do minimum przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa dostaw. Jeśli jednak jest to trudne do zrealizowania lub wręcz niemożliwe, łatwiej różnicować zlecenia, by kierowca mógł wyruszać na krótsze i dłuższe trasy w czasie jednego tygodnia. Kolejną możliwością jest chwilowe wprowadzenie odpoczynków skróconych. Można je później zrekompensować, by kierowca miał dostęp do przerw, które mu przysługują.

Czy warto korzystać z automatycznych systemów tworzących harmonogram pracy kierowców?

Tak, zwłaszcza przy większej flocie. Ręczne planowanie i optymalizacja tras mijają się z celem, gdy każdego dnia dyspozytor musi przygotować kilka czy kilkanaście przewozów. Zwiększa się ryzyko błędów, a to skutkuje stratami. Dlatego w większych firmach wykorzystuje się automatyczne programy do optymalizacji trasy i czasu pracy kierowców. Umożliwiają one błyskawiczne sprawdzenie zgodności czasu przejazdu z przepisami, uwzględnienie przerw i odpoczynków, reagowanie na zmiany w czasie rzeczywistym oraz tworzenie wielowariantowych planów zleceń, które są ustalane pod kątem czasu pracy, kosztów oraz zgodności z przepisami.

Zaletą takich systemów jest ich integracja z GPS i tachografami w pojazdach. Dyspozytor i fleet manager mogą zyskiwać dane niezbędne do planowania czasu pracy kierowcy i zarządzania całą flotą. Takie rozwiązanie jest szczególnie opłacalne na zróżnicowanych trasach, w firmach o sporej sezonowości i obsługujących wielu klientów rozlokowanych w kraju i poza granicami.