Jak wybrać firmę do obsługi floty? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług flotowych?

Rosnąca flota ułatwia prowadzenie biznesu, ale wiąże się też z obowiązkami. Samochody muszą być sprawne, ubezpieczone i dostępne na czas. Z każdym kolejnym autem ryzyko niespodziewanych sytuacji rośnie. A to nieuchronnie kieruje w stronę pytania: jak wybrać firmę do obsługi floty, by outsourcing rzeczywiście był odciążeniem, a nie generował problemy.

Nie chodzi przy tym o znalezienie najtańszej oferty. Poniżej prezentujemy 5 najważniejszych kryteriów, które przesiewają rynek i pozwalają odróżnić solidnego dostawcę usług flotowych od przypadkowej firmy. Przeczytaj i wybierz świadomie!

1. Doświadczenie i reputacja firmy do zarządzania flotą

Pierwszym krokiem jest spojrzenie w kierunku doświadczenia firmy oferującej obsługę floty samochodowej. Oferta musi dawać dostęp do historii i referencji. Sprawdź, chociażby od ilu lat działa na rynku, jakimi klientami się chwali, czy ma case studies. Jeśli widzisz w portfolio, że firma do zarządzania flotą obsługuje podmioty z Twojej branży, to dobry znak!

Możesz też zadać sobie kilka trafnych pytań:

• Czy firma potrafi wskazać konkretne przykłady oszczędności dla klientów?
• Czy może udokumentować, do jakiego czasu skróciła przestój pojazdu w serwisie?
• Czy dysponuje opiniami i referencjami, które da się zweryfikować?

Najlepsza firma do obsługi floty nie musi nic obiecywać, bo ma dowody na swoją skuteczność. Brak przejrzystości w ofercie już na starcie powinien być dla Ciebie sygnałem ostrzegawczym.

2. Elastyczność i usługi flotowe dla firm

Spójrz na zakres oferty. Outsourcing ma odciążyć Twoją firmę, a nie zostawiać Ci połowę pracy, którą i tak do tej pory wykonywała Twoja firma. Zapytaj, jakie usługi realizuje firma do zarządzania flotą. Czy obejmują jedynie koordynację serwisów, czy też likwidację szkód, auto zastępcze i może assistance?

Dobra firma do obsługi floty musi dawać opcje – zwykle w formie dopasowanych pakietów. W ich skład wchodzą najczęściej pełna obsługa administracji, opieka nad polisami, raporty kosztowe, pomoc w tworzeniu Car Policy, a nawet monitoring telematyczny. Elastyczność dostawcy usług flotowych dla firm widoczna jest w bezproblemowym dostosowaniu pakietu do zmieniających się warunków. Jeśli Twój partner powie, że to niemożliwe – zmień go.

3. Technologia i przejrzystość outsourcingu usług flotowych

Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy flotowej – dostęp do nowoczesnego systemu zarządzania. Profesjonalny partner nie ogranicza się jedynie do maili i telefonów. Zapewnia wsparcie środowiska, w którym widzisz:

• nadchodzące przeglądy;
• status szkód i naprawa;
• historię pojazdów i koszty;
• alerty o przekroczonych przebiegach.

Dlaczego jest to tak ważne? Bez dokładnych danych nie możesz skutecznie zarządzać firmą, a jedynie gasisz pożary. A przecież nie o to chodzi, prawda?

Przejrzystość przy wyborze dostawcy usług flotowych musi być też widoczna w umowie o poziomie usług, czyli SLA. Przyjrzyj się, czy zostały w niej zawarte konkretne czasy oczekiwania na zgłoszenie, dostarczenie auta zastępczego oraz likwidację szkody. Bez nich czasy będą się rozjeżdżać, bo firma nie daje żadnej gwarancji. I jeszcze jedno – szczegółowe raporty. Muszą obejmować koszty, awarie i przeprowadzane czynności. Powinny być wysyłane regularnie, najlepiej każdego miesiąca.

4. Koszty oraz model rozliczeń przy zarządzaniu flotą

A jak znaleźć firmę do obsługi floty pod kątem opłacalności kosztów? Powiedzieliśmy już wcześniej, że nie warto szukaj tylko najtańszych ofert. Jednak nie ukrywajmy – przeglądasz rynek właśnie po to, by obniżyć koszty. Zrób to z głową i uwzględnij modele rozliczeń spośród dostępnych:

• ryczałt za pojazd;
• pay-per-event;
• opcja mieszana.

Pierwszy sposób uwzględnia stałą opłatę miesięczną za każdy z pojazdów we flocie. Sprawdza się zwłaszcza przy dużej liczbie szkód. Druga opcja skierowana jest raczej do firm o mniejszym/rzadszym ryzyku zdarzeń drogowych. Koszty powstają tylko przy zgłoszeniu i likwidacji szkody. Trzecia formuła jest mieszana – zawiera w sobie niski abonament plus dodatkowe opłaty za zdarzenia.

Aby ułatwić decyzję, jaka firma do obsługi floty będzie najlepsza, w kontekście pakietu zapytaj:

• Co obejmuje abonament?
• Za co firma będzie płacić dodatkowo?
• Jakie są koszty auta zastępczego powyżej określonego limitu?

5. Efekt operacyjny, czyli czy outsourcing naprawdę odciąża Twoją firmę?

Rezultat jest mierzalny po czasie, ale jakość możesz przewidzieć wcześniej. Outsourcing do obsługi floty samochodowej powinien dawać firmie przestrzeń i czas na większą sprzedaż i obsługę klienta, co przyczyni się do rozwoju biznesu. Dopytaj więc o wskaźnik jakości. Weź pod uwagę np. 

• Jaki jest średni czas naprawy?
• Jaki proces szkód zamyka się w ustaleniach SLA?
• Czy partner negocjuje koszty serwisów i realnie obniża faktury?

Oddaj flotę w ręce specjalistów z CHS!

Nie trać czasu na półśrodki – już teraz wybierz CHS, by doświadczyć realnych zysków! W CHS zajmujemy się zgłoszeniami szkód, organizacją napraw, dostarczaniem aut zastępczych i przygotowywaniem szczegółowych raportów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak wygląda współpraca z partnerem, któremu zależy na firmie tak samo jak Tobie!