Samochód służbowy dla pracownika – użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Wielu pracodawców udostępnia swoim pracownikom samochód służbowy do celów prywatnych. Proces ten powinien być uregulowany przez politykę samochodową w firmie, która będzie jasno określać wszelkie czynności związane z użytkowaniem aut służbowych. Sprawdź najważniejsze zasady udostępniania pojazdów firmowych pracowników!

Jak uregulować użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych?

Najlepszym sposobem na usystematyzowanie eksploatacji jest polityka samochodowa w firmie. Czym właściwie jest? To dokument stanowiący regulamin użytkowania samochodów służbowych do celów firmowych oraz prywatnych. Zawarte są w nim również zasady co do zarządzania całą flotą pojazdów. W kontekście badanego tematu najważniejsze jest użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Regulacja tego procesu następuje zwykle w kilku kluczowych krokach:

• Określenie aut służbowych. Dokument ten powinien jasno wskazywać, który pojazd traktować jako samochód służbowy w firmie.
• Lista kierowców. W tym punkcie zostaną wymienieni wszyscy pracownicy firmy, którzy mają dostęp do pojazdów służbowych również do celów osobistych.
• Ustalenie limitów użytkowania aut oraz sposoby rejestrowania. W każdej firmie powinny istnieć precyzyjne zasady co do ograniczeń kilometrów lub dni w miesiącu, w których pracownicy mogą wykorzystywać pojazdy służbowe dla swoich celów.
• Określenie strony odpowiedzialnej za koszty eksploatacyjne np. paliwo, a także dokonywanie regularnych serwisów.
• Wskazanie jasnej procedury obowiązującej podczas wypadku.
• Wskazanie procedury postępowania w przypadkach zwrotu auta służbowego w określonych okolicznościach np. czasowej niezdolności do wykonywania czynności służbowych.
• Okresowy audyt wykorzystywania pojazdów służbowych przez pracowników.

Samochód służbowy dla pracownika a jego odpowiedzialność

Trzeba przyznać, że samochód służbowy do celów prywatnych jest komfortowym rozwiązaniem zwłaszcza dla pracownika. Oczywiście takie działanie ma też wiele korzyści dla samej firmy. Stanowisko pracy z autem służbowym do celów osobistych jest bardziej atrakcyjne, a pracownik, który je obejmuje, czuje się zmotywowany i doceniony. Poza tym zwiększa się jego mobilność, bo nie musi za każdym razem pokonywać dystansu z domu do pracy, ale może od razu rozpocząć swą pracę w terenie.

Jednak jako przedsiębiorca doskonale wiesz, że samochód służbowy dla pracownika ma też związek z ponoszeniem odpowiedzialności. Dlatego ustalony w firmie regulamin korzystania z samochodu służbowego powinien też jasno określać zaniedbania po stronie pracownika i ewentualne konsekwencje z nich wynikające. Każdy użytkownik auta służbowego musi wiedzieć, czym jest naruszenie lub zaniedbanie oraz jakie ma obowiązki względem utrzymania pojazdu. W regulaminie możesz zawrzeć takie punkty jak:

• regularne sprzątanie i mycie pojazdu z zewnątrz;
• pozostawianie auta w bezpiecznych miejscach dla uniknięcia kradzieży lub aktów wandalizmu;
• zastrzeżenie o udostępnianiu pojazdu osobom trzecim;
• wykorzystywanie pojazdu służbowego sprzecznie z regulaminem;
• wyjazd autem firmowym w celach prywatnych poza granice państwa lub poza określony obszar zawarty w regulaminie;
• nie zgłoszenie usterki lub wypadku.

Użytkowanie auta służbowego w czasie zwolnienia lekarskiego

Może się zdarzyć, że pracownik zostanie poproszony o zwrot samochodu służbowego na zwolnieniu lekarskim. Ustalenia co do tego procesu muszą zostać jasno określone w polityce samochodowej firmy. W przypadku powstania sytuacji niezdolności do pracy (zwolnienie lekarskie, ciąża, urlop wypoczynkowy, okres wypowiedzenia czy urlop bezpłatny) pracodawca powinien wystosować pismo o zwrot mienia, z którego korzysta pracownik. Ten zobowiązany jest do oddania auta oraz innych urządzeń służbowych (telefon, laptop, tablet itd.) w wyznaczonym czasie.

Oczywiście, jeżeli zwolnienie lekarskie jest krótkotrwałe, a pracodawca zgadza się na dalsze użytkowanie pojazdu służbowego przez pracownika, nie musi wystosowywać wezwania do zwrotu mienia.

Kiedy należy zaktualizować politykę flotową w firmie?

Raz wykonany regulamin korzystania z pojazdów służbowych przez pracowników nie musi być aktualny przez kolejne miesiące czy lata. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie flotą powinna znać momenty, w których konieczne jest wprowadzenie poprawek lub zmianę punktów polityki samochodowej.

Po pierwsze chodzi o zmiany w profilu działalności danego przedsiębiorstwa. Może chodzić o rozszerzenie rynku pracy na inne województwa lub inne państwa. Podobna potrzeba aktualizacji zachodzi, gdy w prawie czy ustawodawstwie dochodzi do jakichkolwiek zmian mających wpływ na użytkowanie pojazdów służbowych.

Kolejny powód do aktualizacji polityki samochodowej wynika z modyfikacji kadrowych lub flotowych. Niewielkie zmiany związane z ilością aut czy osobami uprawnionymi do ich korzystania również powinny zostać wprowadzone do regulaminu. Do innych czynników wpływających na modyfikacje zaliczają się zmiany polityki zarządzania flotą czy procedur postępowania przy wypadkach i wykroczeniach.

Dlaczego nie należy bagatelizować regulaminu użytkowania floty pojazdów?

Gdy firma udostępnia auto służbowe dla pracownika, każda ze stron powinna mieć świadomość swoich obowiązków i praw. Brak ich określenia jest źródłem wielu problemów, które w konsekwencji zakłócają działanie przedsiębiorcy, pochłaniają czas i generują zbędne koszty. Istnieje wiele czynników, które mogą okazać się sporne np.:

• Kto ponosi odpowiedzialność za wykroczenia drogowe?
• Czy pracownik może wyjeżdżać autem za granicę kraju i kto pokrywa koszty za zdarzenia drogowe poza Polską?
• Kto, kiedy i w jaki sposób ocenia zdolność pracowników do wykorzystywania pojazdów służbowych do swoich celów?
• Jaki zakres obowiązków ma pracowników wobec regularnej konserwacji i serwisu pojazdu, gdy korzysta z niego do celów własnych?
• Jakie procedury monitorujące wprowadza pracodawca w czasie korzystania z auta służbowego w pracy i poza nią?
• Jakie zabezpieczenia uniemożliwiające kradzież stosuje pracodawca w czasie eksploatacji pojazdu przez pracownika do celów prywatnych?

Określ jasne warunki użytkowania auta w firmie!

Oczywiście samochód służbowy w firmie to dla wielu pracowników podstawowe narzędzie służbowe. Przed udostępnieniem takiego pojazdu do celów prywatnych konieczne jest wprowadzenie zasad polityki flotowej. Poza tym kluczowe jest powierzenie floty do obsługi przez renomowany serwis obsługujący pojazdy w sposób profesjonalny.