Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT – co musisz wiedzieć o karcie przebiegu pojazdu?

Dla firm wykorzystujących auta flotowe jednym z ważniejszych obowiązków jest ewidencja przebiegu pojazdu. Na tej podstawie można zweryfikować, czy jest on rzeczywiście wykorzystywany do celów służbowych. Właściwe prowadzenie tej ewidencji, potocznie nazywanej kilometrówką, jest kluczowe dla pełnego odliczenia VAT. Natomiast błędy w dokumentacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. Dzisiaj przyjrzymy się kluczowym zagadnieniom związanym z tym obowiązkiem.

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu i kiedy jest wymagana?

Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument potwierdzający służbowy charakter wykorzystywania auta w firmie. Jest to wymóg wynikający z przepisów ustawy o VAT, które regulują możliwość pełnego odliczenia podatku od towarów i usług (VAT) związanego z kosztami użytkowania samochodów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy mogą odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacyjnych samochodów tylko wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i prowadzą dokładną ewidencję przebiegu.

Kluczowe znaczenie ma fakt, że ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT dotyczy zarówno pojazdów firmowych, jak i tych prywatnych, które są czasowo wykorzystywane na potrzeby firmy. Brak ewidencji lub jej błędne prowadzenie może prowadzić do sytuacji, w której urząd skarbowy zakwestionuje odliczenie VAT i nałoży dodatkowe zobowiązania podatkowe.

Oto jakie warunki muszą zostać spełnione, by przedsiębiorca mógł skorzystać z odliczenia VAT:

• Ewidencja pojazdów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i systematyczny.
• Należy dokonać zgłoszenia pojazdu do US na formularzu VAT-26.
• Trzeba udowodnić, że pojazd nie jest wykorzystywany do celów prywatnych.

A co w przypadku, gdy pojazd jest częściowo wykorzystywany do celów służbowych, a częściowo prywatnych? W takiej sytuacji przedsiębiorca może liczyć na odliczenie 50% VAT.

Jak prawidłowo prowadzić kartę przebiegu pojazdu?

Kilometrówka dla pracownika powinna być prowadzona skrupulatnie i na bieżąco. Karta jest obarczona przepisami zapisanymi w ustawie o VAT, a dokładnie  w art. 86 ustawy o VAT. Według aktualnych przepisów każdy wpis do ewidencji pojazdów powinien zawierać:

• Datę wyjazdu i powrotu.
• Opis trasy z miejscami rozpoczęcia i zakończenia podróży.
• Cel, czyli określenie szczegółów wyjazdu.
• Przebieg kilometrów przejechanych na podstawie początkowego i końcowego stanu licznika.
• Stan licznika.

Chcesz wiedzieć, jak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu? Wzór znajdziesz poniżej.

Wpisy powinny być dokonywane na bieżąco, a dane muszą być rzetelne i w pełni zgodne z rzeczywistym użytkowaniem pojazdu. Dla udokumentowania danych warto przechowywać również inne dokumenty potwierdzające użytkowanie samochodu w celach służbowych. Mogą to być np. faktury za paliwo, bilety parkingowe, rachunki za opłaty autostradowe, a także korespondencja związana z podróżami służbowymi (np. e-maile z potwierdzeniem spotkań biznesowych). Warto pamiętać, że w przypadku kontroli urząd skarbowy może dokładnie sprawdzić prawidłowość prowadzonej dokumentacji, dlatego jakiekolwiek nieprawidłowości mogą prowadzić do sankcji podatkowych lub konieczności zwrotu odliczonego VAT.

A kto ma obowiązek prowadzenia takich zapisków? Ewidencja pojazdu w firmie jest wymagana dla tych przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% VAT od kosztów związanych z pojazdem. Dotyczy to wszystkich pojazdów wykorzystywanych w firmie na potrzeby służbowe – bez względu na to, który z pracowników użytkuje dany samochód.

Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego – co warto wiedzieć o VAT-26?

US wymaga zgłoszenia pojazdu służbowego, który będzie wykorzystywany w celach służbowych. Mowa o druku VAT-26. Zgłoszenia należy dokonać przed pierwszym dniem miesiąca, w którym przedsiębiorca planuje rozpocząć pełne odliczanie VAT. W formularzu należy podać następujące dane:

• Numer rejestracyjny pojazdu.
• Opis pojazdu.
• Datę rozpoczęcia użytkowania pojazdu na cele służbowe.

W przypadku zmiany sposobu użytkowania pojazdu (np. jego wykorzystania do celów prywatnych), konieczne jest zgłoszenie tego faktu do urzędu w terminie 7 dni.

Jak uniknąć problemów z urzędem skarbowym? Najczęstsze błędy w prowadzeniu kilometrówki

Jak już wspomnieliśmy, ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu wymaga skrupulatności i systematyczności. Nawet niewielkie opóźnienia w rejestrowaniu danych mogą przyczynić się do zaniedbań i kłopotów. W CHS doskonale rozumiemy wyzwania, jakie stoją przed przedsiębiorcami, więc realizujemy pełną obsługę flot dla firm z całego kraju.

Na podstawie naszego doświadczenia, możemy podzielić się kilkoma spostrzeżeniami dotyczącymi najczęstszych błędów przy prowadzeniu książki ewidencji pojazdu:

• Brak regularności wpisów. Przedsiębiorcy często zaniedbują prowadzenie kilometrówki na bieżąco, próbując uzupełniać dane dopiero przy rozliczeniu. To może prowadzić do nieścisłości w dokumentacji, które urząd skarbowy może uznać za próbę ukrycia prywatnego użytkowania pojazdu.
• Niepełne i niejasne opisy tras. Konieczne jest precyzyjne wskazanie adresów miejsc, do których przedsiębiorca się udał oraz opisanie celu podróży. Brak szczegółowych danych może sprawić, że urząd skarbowy zakwestionuje użycie pojazdu wyłącznie do celów firmowych​.
• Błędy w terminie zgłoszenia pojazdu do US. Tu kluczowe jest zgłoszenie przed planowanym rozpoczęciem wykorzystania auta w firmie.
• Nieodpowiednia dokumentacja pomocnicza. Karta przebiegu pojazdu powinna być udokumentowana przez faktury i paragony potwierdzające wykorzystywanie auta na cele służbowe.
• Zgłaszanie nieprawdziwych danych. Fikcyjne trasy czy zawyżona liczba kilometrów to nie tylko powód do odrzucenia odliczenia VAT, ale też poważnych sankcji podatkowych.

Pozostaje jeszcze jedna kwestia, a mianowicie – jak rozliczyć kilometrówkę. Pod koniec każdego okresu rozliczeniowego (najczęściej miesiąca) kilometrówka musi być podsumowana. Należy zsumować liczbę przejechanych kilometrów i wyliczyć kwotę kosztów eksploatacyjnych, które zostaną ujęte w dokumentacji księgowej. Wszystkie dokumenty związane z użytkowaniem pojazdu (np. faktury za paliwo) muszą być przechowywane jako potwierdzenie poniesionych wydatków​.